Tips Membuat Rute Outbound

Apakah anda pernah mengalami pusing ketika merancang pergerakan kelompok peserta dalam suatu acara gathering/ outbound berbasis permainan pos? Jika pernah, artinya saya ada teman, he he he...

Dalam banyak kesempatan, kita sering harus mengatur bagaimana kelompok peserta ketika akan memainkan sekian games/ permainan dalam kurun waktu tertentu, di tempat tertentu pula. Berikut ini kami sampaikan tujuh tips merancang kelompok dan membuat jadwal perjalanan/ rutenya:

1. Pastikan pembagian kelompok peserta menghasilkan jumlah anggota kelompok sesuai dengan jenis permainan yang dipilih. Jangan sampai jumlah anggota kelompok terlalu banyak untuk memainkan suatu permainan, atau sebaliknya kekurangan orang untuk bermain. 
2. Pastikan jadwal/ rute sesuai dengan ketersediaan perlengkapan permainan apakah memang hanya perlu 1 set permainan, 2, 3, atau mungkin perlu 4 set permainan. Akan baik jika disediakan perlengkapan cadangan.
3. Pastikan waktu permainan di tiap pos dibuat relatif sama.
4. Perhatikan waktu perpindahan satu pos ke pos lain juga relatif sama.
5. Sistem fasilitator terhadap kelompok peserta harus jelas, apakah:
   a) Fasilitator/ instruktur mengikuti peserta dan di tempat yang telah ditentukan tinggal membawakan permainan yang perlengkapannya sudah tersedia/ ditinggal di situ, atau
   b) Kelompok peserta yang bergerak menuju tempat permainan di mana perlengkapan dan fasilitator menunggu di sana.
6. Buat pergerakan yang sederhana jika jumlah kelompok atau peserta banyak sehingga meminimalkan kebingungan peserta mengikuti jadwal/ rute. Dalam sistem rotasi, keterlambatan satu kelompok datang ke pos, atau sebaliknya keterlalulamaan suatu kelompok di pos bisa mengganggu jadwal secara keseluruhan. Untuk kondisi semacam itu, sangat disarankan ada petugas khusus yang memberi tanda kapan peserta harus berrotasi dari satu pos ke pos lainnya.
7. Perlu dipertimbangkan juga apakah antara satu kelompok dengan kelompok lain di pos yang berbeda bisa saling melihat permainan, atau justru konsepnya antar pos supaya tidak bisa saling melihat permainannya.

Tulisan ini akan fokus pada poin nomor enam, tentang jadwal pergerakan peserta. Berikut ini 3 jadwal yang paling sering saya gunakan.

6 kelompok dengan 3 pos permainan dalam 3 sesi pergerakan,
tanpa bertemu kelompok yang sama di pos selanjutnya.

8 kelompok dengan 4 pos permainan dalam 4 sesi pergerakan,
tanpa bertemu kelompok yang sama di pos selanjutnya.

10 kelompok dengan 5 pos permainan dalam 5 sesi pergerakan,
tanpa bertemu kelompok yang sama di pos selanjutnya.

Kok nama pos-posnya tidak dimulai dari Pos A, B, C, D, dan seterusnya? ya nggak apa-apa khan?

Nah, bisa juga kok, nama pos sekalian dicantumi nama gamesnya, kalo perlu siapa instrukturnya; itu tergantung bagaimana kira mau merancang acaranya sih. 

Berikut ini contoh lain jadwal

20 kelompok dengan 5 pos permainan dalam 5 sesi pergerakan

6 kelompok dengan 6 pos dalam 6 sesi pergerakan, diselingi sesi istirahat

Demikianlah beberapa contoh jadwal yang moga-moga bisa menginspirasi kita dalam merancang kegiatan.